13 travnja, 2022

KVALITETNA ORGANIZACIJA VREMENA

KVALITETNA ORGANIZACIJA VREMENA

Vrijeme je vrijedan resurs, a kvalitetno upravljanje njime postaje sve prisutnija tema današnjice. Upišete li u tražilicu Google „time management“, dobit ćete oko 3 950 000 000 rezultata. Upišete li „time management for working parents“, oko 1 070 000 000 rezultata. Navedene brojke ukazuju na rastuću potrebu ljudi da ovladaju svojim vremenom. Nekada se čini kako ga je sve manje s obzirom na brojne zahtjeve koji se stavljaju pred svakog od nas. Uključimo li u jednadžbu o vremenu djecu i roditelje koji su zaposleni na puno radno vrijeme, stvari se dodatno kompliciraju.

Ako ste zaposleni roditelj, postoji velika vjerojatnost da ste i sami osjetili ili osjećate negativne posljedice lošeg upravljanja vremenom. One mogu uključivati pretjeranu užurbanost, kašnjenje, visoku razinu stresa, emocionalnu razdražljivost, pretrpanost obvezama, nedostatak vremena za zajedničke obiteljske aktivnosti ili narušene odnose. Možda jednostavno smatrate da zbog loše organizacije vremena ne koristite svoj puni potencijal. Pronalazite li se u prethodnom opisu, ne dajte se obeshrabriti. Upravljanje vremenom je vještina koja se uči i razvija, a ovladavanje njome donosi mnoge dobrobiti. Neke od njih su:

manja razina stresa i rastresenosti
manja razina prokrastinacije (odgađanja obavljanja zadataka)
bolji fokus
veća produktivnost
veća količina vremena koju možete provesti sa svojim bližnjima
bolji balans između poslovnog i obiteljskog života
veće zadovoljstvo
veća razina energije.

Također, važno je istaknuti da razvijajući vlastitu vještinu organizacije vremena, povećavate vjerojatnost razvoja iste kod vaših mališana. Djeca koja usvoje ovu vještinu uče se samodisciplini i odgovornosti.

Cilj ovoga članka je pružiti vama, čitatelju i zaposlenom roditelju, pomoć u usvajanju novih znanja, a time i vještinu u području kvalitetne organizacije vremena.

U skladu s navedenim u članku su prikazani:

važni savjeti na temu organizacije vremena
alat za upravljanje obvezama i vremenom – Eisenhowerova matrica
prazni predlošci za kvalitetniju organizaciju vremena (mjesečni planer, dječji organizator obveza, planer obroka).

VAŽNI SAVJETI

POSTAVITE SVOJE PRIORITETE

Na list papira ispišite svoje životne vrijednosti i prioritete. To će vam pomoći da razlučite u što trebate uložiti svoje vrijeme i energiju, a čemu bi bilo dobro da kažete „ne“. Primjerice, ako vam je jedan od prioriteta zdravlje vaše djece, dobro bi bilo posvetiti vrijeme planiranju nutritivno zdravih obroka, a manje vremena naručivati fast food. Možda bi vam bilo važno omogućiti djeci upis na sportsku aktivnost koja ih interesira. Ono što je važno je naučiti reći „ne“ stvarima koje nisu prioritet jer nije moguće svemu reći „da“. Konstantno „da“ dovodi do nedostatka vremena, iscrpljenosti te ostalih negativnih posljedica.

ODMALENA DJECU UČITE ODGOVORNOSTI TE IM DELEGIRAJTE KUĆANSKE OBVEZE U SKLADU S NJIHOVIM GODINAMA

Djeca se odmalena uče odgovornosti tako da ih uključite, u skladu s njihovom dobi, u vođenje brige o određenim obvezama i jasno im dajte do znanja što očekujete od njih. Važno je navedeno napraviti na način da ih zainteresirate, točnije maštovito kroz igru, a ne naređivanjem. Primjerice, kroz igru konobara ih uključite u postavljanje pribora na stol prije večere, usmjerite ih da vode brigu o svojim stvarima, pospremanju sobe, pranju zubića, iznošenju smeća, brisanju prašine. Naučite ih pripremati sendvič, kasnije i nešto složenija jela poput jaja, hrenovki i slično. Isprintajte raspored obveza (Prilog 2) u kojemu mogu označiti križićem X kada izvrše pojedinu obvezu. Ono čime ih možete motivirati je uvođenje privilegija ako iskažu suradnju i izvrše vlastite odgovornosti. Privilegije koje motiviraju djecu mogu biti različite. Nekoga će motivirati odlazak u kino s prijateljima, nekoga sloboda da odabere zajednički film, dok će nekoga pak motivirati igrica na PlayStationu. Pratite svoje dijete i otkrijte što „pali“ kod njega. Ovaj korak je važan jer, osim što djecu uči odgovornosti, vama štedi vrijeme. Ne morate sve sami!

STVORITE RUTINE

Rutine su radnje koje se obavljaju repetitivno u određeno vrijeme dana, a ne zahtijevaju veliki mentalni napor, točnije automatizirane su. U početku, pri stvaranju rutine kod djeteta, vjerojatnije je da ćete ga morati više usmjeravati, no s vremenom dijete će samostalno moći obaviti svoj dio obveza. Jutarnja rutina djeteta može uključivati slaganje kreveta, pranje zuba, pranje lica, samostalno oblačenje i slično. Večernja rutina može uključivati zajedničku večeru, sklanjanje tanjura sa stola, pranje zuba, tuširanje, oblačenje pidžame, poljubac za laku noć i odlazak na spavanje. Za dijete je dobro da postoji uobičajeno vrijeme za buđenje i odlazak na spavanje.

PLANIRAJTE, KORISTITE ALATE ZA ORGANIZACIJU VREMENA

Isplanirajte sve što možete i to zapišite. Primjerice, popis namirnica za nabavku, popis jela koje će se jesti kroz tjedan (Prilog 3), popis aktivnosti koje treba obaviti u tjednu pa čak i mjesecu i slično. U ovome će vam pomoći različiti primjerci praznih lista za planiranje (tzv. „to-do“ liste i sl.) od kojih se neke nalaze na kraju članka. Također, u drugom dijelu članka predstavljena vam je Eisenhowerova matrica (Prilog 4), koristan alat pomoću kojega možete shvatiti koje aktivnosti trebate obaviti što prije, koje aktivnosti trebate planirati i organizirati, koje delegirati, a koje eliminirati.

PROVODITE VRIJEME SA SVOJOM DJECOM

Igrajte se s djecom, dajte im svoju pažnju. Lako je izgubiti se u moru obveza i zadaća, no provodeći vrijeme s djecom ne samo da gradite vaš odnos te ispunjavate njihove emocionalne potrebe nego i smanjujete vjerojatnost kasnijeg ometanja dok ste zauzeti obavljanjem drugih zadataka.

ODVOJITE VRIJEME ZA BRIGU O SEBI

Važno je ne preskakati ovaj korak. Iako vam se možda čini kao nemoguća misija, punjenje vlastitih baterija, preduvjet je za sve ostalo. Ako vaša čaša nije puna, kako možete natočiti tuđu? Omiljena fizička aktivnost, meditacija, čitanje, druženje s prijateljima, izlazak s partnerom, odlazak na planinarenje, ribolov i slično, otkrijte što puni vašu čašu i prakticirajte to redovito.

KOMUNICIRAJTE S PARTNEROM

Iako se ovaj savjet čini očit, važno ga je istaknuti. Tražite podršku od svog partnera, dogovarajte se oko planiranja aktivnosti i obavljanja kućanskih obveza. Unazad nekoliko godina kućanske obveze bile su isključivo ženina odgovornost, no vremena su se promijenila. S obzirom na navedeno gotovo je nemoguće uskladiti i raspodijeliti obveze ako se o tome ne komunicira.

UKLONITE ONO ŠTO VAM CRPI ENERGIJU I TROŠI VRIJEME

„Scrollanje“ po društvenim mrežama, odgovaranje na mailove u bilo kojem trenutku, dopuštanje da vas se prekida u svemu što radite, Netflix i slično zauzimaju vaš mentalni prostor i crpe vam energiju. Navedeno eliminirajte, postavite granice.

Iako vam se može činiti da ste već upoznati sa svim navedenim savjetima, važno je razlučiti znanje i primjenu. Primjerice, čuli ste i znate da je važno ukloniti ono što vam crpi energiju, no koliko to zaista i primjenjujete u svakodnevnom životu? Znate da je važno planirati, no ipak na kraju tjedna ne izdvojite vrijeme za navedeno? Iz tjedna u tjedan ponavljate ponašanje koje vam ne donosi bolje rezultate pa zašto ne pokušati s nečim novim? Odaberite jednu stavku s popisa savjeta za koju vam se čini da bi vam najviše odgovarala s obzirom na kontekst u kojem se nalazite te od koje bi najviše profitirali i krenite u eksperiment. Važno je imati na umu da je na početku stvaranja svake nove navike potrebno ulagati više truda i energije u navedeno. Isti princip vrijedi i za savjete vezane uz organizaciju vremena koji redovitom primjenom prerastaju u navike te time postaju automatizirani procesi koji ne zahtijevaju poseban mentalni napor. Planiranje tjednih obroka zahtijevat će vaš napor na početku, no nakon mjesec dana postat će automatizirana radnja.

EISENHOWEROVA MATRICA

Na Slici 1. prikazana je Eisenhowerova matrica[1], odnosno alat koji vam pomaže u postavljanju prioriteta. Jednostavna je za korištenje, a možete je upotrijebiti za planiranje nadolazećeg tjedna ili pak dana. Osmislio ju je bivši predsjednik SAD-a, Dwight D. Eisenhower, a relevantna je i danas. Pomoću njezine dvije dimenzije, možete odrediti koliko vam je pojedini zadatak hitan i važan te tako odlučiti kojim ćete se zadatkom baviti odmah, kojim kasnije, koji ćete prepustiti drugoj osobi, a kojim se uopće ne trebate baviti.

Slika 1. Prikaz Eisenhowerove matrice

Prvi kvadrant matrice ukazuje na ono što je i hitno i važno, zahtijeva vašu neposrednu akciju te bi trebalo biti napravljeno danas ili sutra. Primjerice važni rokovi na poslu, posjet liječniku zbog iznenadne jake boli u uhu, trebate dijete pokupiti iz škole jer je dobilo temperaturu i slično. Nečinjenje navedenih zadataka nosi sa sobom ozbiljne negativne posljedice. Obavljanje navedenih zadataka neizbježno je, no važno ih je svesti na minimum jer mogu dovesti do visoke razine stresa, a posljedično i sindroma sagorijevanja (tzv. „burn out“).

Drugi kvadrant matrice odnosi se na ono što je važno, ali nije hitno. Ovom kvadrantu treba dati posebnu pažnju jer vam ukazuje na ono što biste trebali napraviti kako biste se približili ostvarenju vaših dugoročnih planova i živjeli u skladu s vašim vrijednostima. Primjerice, redoviti pregled kod liječnika, stvaranje navike tjelovježbe, upis tečaja plesa koji ste oduvijek željeli, večera udvoje s partnerom, obiteljsko putovanje i slično. Budući da navedeni zadaci nemaju vremenski rok, lako ih je odgađati. Ipak, važno je posvetiti se ovom kvadrantu jer se odnosi na prilike i rast, a ne na „goruće“ probleme. Živjeti u ovom kvadrantu matrice znači biti proaktivan i prioritet davati aktivnostima koje povećavaju vaše vještine i energiju te pridonose postizanju smislenih ciljeva. Ako predugo odgađate određene zadatke iz ovog kvadranta, postoji vjerojatnost da se oni premjeste u prvi. Primjerice, ukoliko odgađate redoviti servis automobila, mogli biste se zateći u situaciji u kojoj vam se određeni dio automobila pokvari, a time se nađete u situaciji koja je i hitna i važna (popravak automobila), odnosno u kvadrantu broj 1.

Treći kvadrant matrice odnosi se na ono što nije važno, ali je hitno. Bolje rečeno, zadaci u ovom kvadrantu doimaju se neizbježnima i hitnima te nam daju osjećaj „zaposlenosti“. Ti se zadaci često temelje na očekivanjima drugih i ne približavaju vas vašim dugoročnim ciljevima. Primjerice, „instant“ odgovaranje na e-mailove, nepotrebna prekidanja od strane kolega ili pak djece ako radite od doma, provjeravanje mobitela svaki put kada zavibrira, ali i obavljanje određenih „hitnih“ kućanskih poslova i slično. Navedene zadatke najbolje bi bilo preusmjeriti drugima, a ako navedeno nije moguće, posvetiti točno određeno vrijeme u danu da ih obavite. Primjerice, potičite djecu da sudjeluju u kućanskim poslovima ili se njima bavite poslijepodne u razdoblju od 18 do 19h. Odgovarajte na određenu vrstu mailova u točno određenom razdoblju, primjerice od 12 do 13h. Vježbajte kako reći ne.

U četvrtom kvadrantu su stvari koje nisu ni hitne ni važne te se može reći da vam bespotrebno oduzimaju vrijeme. U navedeno spada vrijeme besciljno provedeno na društvenim mrežama, gledanje serije satima te općenito aktivnosti kojima izbjegavamo suočiti se s onim što nam je stvarno važno (primjerice organiziranje slika po albumima umjesto pisanje važnog članka, pretjerano gledanje serija umjesto dobivanja dovoljne količine sna i slično). Iako su dokolica i slobodno vrijeme važni, treba voditi računa kako ih koristimo. Umjerena ometanja su u redu, no kontinuirano uključivanje u stvari koje vam crpe energiju („scrollanje“ po društvenim mrežama i sl.) potrebno je eliminirati.

Za kraj, bitno je napomenuti kako je i u svim „to-do“ listama i planerima važno pronaći zlatnu sredinu, odnosno balans. Iako vam alati za upravljanje vremenom mogu itekako poslužiti da se kvalitetnije organizirate, ono što je isto tako značajno je vaša provedba, dosljednost, ali i fleksibilnost.

Dosljednost i fleksibilnost u istoj rečenici mogu zvučati kontradiktorno, ali upravo to je ono što je potrebno da bi se ovladalo ovom vještinom. Moći prepoznati kada je važno ustrajati u planu, a kada ga prilagoditi i biti fleksibilan, uistinu je umijeće. U tome vam može pomoći samorefleksija, odnosno pogled u sebe i signale koje vam šalju vaše tijelo i emocije.

Poigrajte se predstavljenim alatima i pronađite način i stil organiziranja vremena koji odgovaraju baš vama i pune vaše baterije! Sjetite se, vrijeme je vrijedan neobnovljivi resurs, stoga je njime dobro mudro upravljati. J

mag.paed.soc. Sara Kurtović,

CeZaM Zaprešić

PRAZNI PREDLOŠCI ZA KVALITETNIJU ORGANIZACIJU VREMENA

Prilog 1 Mjesečni planer za travanj [2]